Hucha DigitalFacturación electrónica: las herramientas que uso para no liarme con Hacienda
La obligación de facturación electrónica para autónomos y pymes en España se está implantando de forma progresiva, por fases según el volumen de facturación, y es uno de los cambios normativos que más me ha hecho revisar mis herramientas en los últimos tiempos. Cuento cómo tengo organizada mi facturación ahora mismo, sin entrar en fechas exactas que es mejor confirmar con tu gestoría, porque el calendario de implantación puede variar.
El programa que uso para facturar
Uso un programa de facturación conectado directamente a mi tienda online, que genera automáticamente una factura por cada pedido, con los datos fiscales correctos y numeración correlativa sin huecos, algo que Hacienda revisa con atención. Antes de tenerlo conectado, generaba las facturas a mano desde una plantilla, y cometí más de un error de numeración que tuve que corregir después con mi gestora.
Por qué no lo hago ya a mano
Con el volumen de pedidos que manejo ahora, hacerlo a mano sería inviable, pero incluso cuando tenía pocas ventas al mes, automatizarlo desde el principio me ahorró errores. La numeración correlativa, el IVA correctamente desglosado y la conservación organizada de cada factura son requisitos que, si fallan, pueden generar problemas en una inspección, aunque sea por un simple despiste.
Cómo organizo los gastos, no solo las ventas
Además de las facturas de venta, cada gasto deducible (proveedores, publicidad, comisiones de plataforma, herramientas) lo subo al mismo programa o se lo paso a mi gestora en cuanto lo recibo, clasificado por mes. Esto hace que la presentación trimestral de IVA e IRPF sea mucho más rápida, porque no tengo que buscar justificantes sueltos a última hora.
Lo que estoy vigilando de la facturación electrónica
- Que mi programa de facturación esté adaptado a los requisitos técnicos que se vayan exigiendo, algo que reviso con mi gestora y con el propio proveedor del software cada cierto tiempo.
- Que las facturas que recibo de mis proveedores cumplan también el formato exigido, porque la obligación no es solo emitir correctamente, sino también poder procesar lo que me llega.
- Los plazos de implantación según mi volumen de facturación, que no son los mismos para todos los autónomos y pueden cambiar; aquí confío en mi gestora para no tener que estar pendiente yo mismo de cada actualización normativa.
Mi recomendación, con los pies en el suelo
No esperaría a que la obligación sea inminente para organizar la facturación: cuanto antes automatices el proceso, aunque tu negocio sea pequeño, menos trabajo de adaptación tendrás que hacer de golpe más adelante. Y esto es algo que, por experiencia propia, conviene revisar con tu gestoría de forma periódica, porque el calendario y los requisitos técnicos exactos de la facturación electrónica han ido cambiando y es información que puede quedarse desactualizada rápido en un artículo como este.
Si todavía no tienes claro cuánto te cuesta gestionar todo esto frente a hacerlo tú mismo, lo cuento con cifras reales en cuándo contraté una gestoría y cuánto me cuesta al mes.